本を読もう？ - ビジネス英語・英文の基本

ビジネス英語・英文の基本

kenkem5 — 2008-03-11T15:40:58+09:00

英文の手紙の基本形式
英文の手紙は、日本の手紙と違う点がいくつかあります。ビジネスレターの場合は、以下のように、手紙の中に、差出人、日付、あて先を記載します。個人的な手紙の場合は、差出人、あて先は省略してもかまいません。

英文の手紙の例

①差出人
Mr.Harry Potter
1-6-11 Kudan Minami,
Tiyodaku,Tokyo,
102-8688　Japan

②日付
July 10,2007

③あて先
Mr.Severus Snape
Sales Manager
The Hogwarts
1600 Pennsylvania Avenue
Washington D.C.
20500 U.S.A.

Dear Mr.Severus Snape

Hello.I hope you will not be surprised by sudden letter…

（本文）

④結び
Most respectfully
（自筆のサイン）
Harry Potter

※注意　住所・氏名等は、架空のものです。もし、一致したとしても、その方とは一切関係ありません。

①差出人について…日本とは表記が逆になります。
Mr.Harry Potter　…　氏名
1-6-11 Kudan Minami,　…　番地、町名
Tiyodaku,Tokyo,　…　市町村名、都道府県名
102-8688　Japan　　…　郵便番号　国名

②日付について
日付は、アメリカとイギリスとでは書き方が違います。アメリカでは、月、日、年の順、イギリスでは、日、月、年の順番になります。
アメリカの場合　July 10,2007　（簡略に書く場合）7/10/07
イギリスの場合　10th July 2007 （簡略に書く場合）10/7/07

③あて先について
ビジネスレターの場合は、相手の氏名の後に、役職や部署、企業名が入る。

Mr.Severus Snape　…　氏名
Sales Manager　…　役職
The Hogwarts　…　企業名
1600 Pennsylvania Avenue　…　番地、街路名
Washington D.C.　…　都市名、州名
20500 U.S.A.　…　郵便番号、国名

※宛名の敬称について
男性　Mr. ＋　氏名
女性　Ms. ＋　氏名
夫婦に宛てる場合　Mr. and Mrs. ＋ご主人の氏名又はファミリーネーム

※女性の相手が既婚者であっても、安易にMrs.を用いるのは好ましくない。Mrs.をつける場合は、ご主人の氏名又はファミリーネームが続くのがマナーであり、女性一人に対して、Mrs. Minerva McGonagallのような使い方はしない。

※相手が、宗教家、軍人、専門職、貴族などのように肩書きを持っている場合は、それを優先する。
Major. Professor. Sister. Dr.　など

④結びについて
Most respectfully　…　結びの挨拶
（自筆のサイン）　…　署名
Harry Potter　…　発信人の氏名と肩書き

手紙に用いる用紙について
アメリカで用いられている用紙の形式は、8.5インチ×11インチ（21.6cm×27.9cm）です。日本のA4（21cm×29.7cm）よりも、横が少し広く、縦が長い形式です。日本から送る場合は、A4を利用してもよいでしょう。

ビジネス英語・英文のマナー

kenkem5 — 2008-03-11T14:47:37+09:00

英文にも日本の手紙と同様一定のマナーがあります。
ここでは、頭語と結語・時候の挨拶一覧・前文（相手の安否を気遣う文章、ご無沙汰をお詫びする文章）・末文、結びのあいさつ、結びの言葉（相手の健康、幸福、発展を祈る文章）などを紹介します。

頭語と結語の例

・頭語…日本の手紙の「拝啓」にあたるものです。英文では、一般的に「Dear」を使います。
男性に対しては、Dear Mr. Harry Potter,
女性に対しては、Dear Ms. Minerva McGonagall,　
のように用いるのが一般的である。
男性・複数　Dear Messrs. Harry Potter and Severus Snape：
女性・複数　Dear Ladies：／Mesdames：
会社や団体　Gentlemen：

パーソナルレターの場合には、最後にカンマ（，）がつきます。
ビジネスレターの場合には、最後にコロン(：)がつきます。

・結語…日本の手紙の「敬具」にあたるものです。日本語のように、「拝啓に対応する結語は敬具」というような決まりはありません。
誰にでも使用できる無難な語
（米）Sincerely yours, ／Sincerely,　（英）Yours sincerely,
格式ばった結語
（米）Respectfully yours, ／ Respectfully,　（英）Yours respectfully,
やや格式ばった結語
（米）Very truly yours, ／ Yours truly,　（英）Yours very truly, ／ Yours ever truly,

時候の挨拶

日本では、「○○の候」にように、書き始めに季節の挨拶文を添える習慣がありますが、英文の手紙では、時候の挨拶は使いません。ただし、日本の季節感を伝えたいのであれば、入れても良いでしょう。

前文（相手の安否を気遣う文章、ご無沙汰をお詫びする文章）

日本の手紙の「○○様におかれましては、益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。」に当たる文章です。なお、英文のビジネスレターでは、その挨拶を省き、「Dear Mr. Harry Potter,」というSalutationのあとにすぐに、要件に入るのが一般的です。

・はじめての手紙
初めまして　How do you do?
初めてお便りします。　This is the first letter I've sent to [written] you.
突然このようなお便りを差し上げる失礼をお許しください。　I hope you will not be surprised to receive this letter out of the blue.

・改まった手紙、目上の人への手紙
お元気でご活躍のことと存じます。　I hope you are doing well.
ご無沙汰しております。その後いかがお過ごしですか？　I am sorry I haven't written for ages, but how have you been?
お忙しいところ、お手紙をいただき嬉しく存じます。　I was very happy to receive a letter from, despite [what with] your being so busy.

・ある程度親しい相手への手紙
お元気ですか？　私はすこぶる元気です。　How are you? I am very well, so far.
早速のお返事、ありがとうございます。　Thank you very much for your quick reply.
お元気そうで何よりです。　I am very glad to know you are well.

結びのあいさつ、結びの言葉（相手の健康、幸福、発展を祈る文章）

日本の手紙の「末筆ながら皆様の益々のご健康とご多幸をお祈りいたします。」に当たる文章です。

・ビジネスで用いる結びの挨拶
以上、どうぞよろしくお願い申し上げます。上記の件、ご検討のほどよろしくお願い致します。　I would appreciate if you could take it into consideration.
恐縮ながら、ご回答を賜りたく願い申し上げます。　I am sorry to trouble you, but I would appreciate your answer.
末筆ながら、貴社のご繁栄をお祈りいたします。　I sincerely hope that your company continues in its current prosperity [success].
今後ともよろしくお引き立てのほどお願い申し上げます。　We hope we can count on your continued support.
勝手な申し出についてご考慮願えれば幸甚でございます。　We would appreciate it if you would consider our proposal.

・一般的な結び
最近の私はこんな様子です。またお便りします。　That is all about me for now. I will write to you again.
ご家族の皆様にもくれぐれもよろしくお伝えください。　My best wishes to your family.

・相手の健康を祈る
お体にはくれぐれもお気をつけください。　Please take great care of yourself.
ますますお元気でご活躍ください。　I hope you will work even harder.

・会いたいと伝える
お会いできることを楽しみにしています。　I am looking forward to seeing you sometime in the future.
是非お会いしたいです。　I would really like to see you.
近々お会いしたいのですが、ご予定はいかがですか？　I would like to see you soon. When is a good time?

・返事を期待する言葉
お忙しいとは存じますが、できるだけ早くお返事いただきますようお願いします。　I'm sure you are very busy, but would appreciate your quick response.
忙しいでしょうが、できるだけ早くお返事ください。待っています。　I know you are very busy, but please reply as soon as possible.　I am waiting for it.

・よろしくと伝えてほしい場合
母もヨロシクって言っています。　Ｍy mother joins me in sending you our best regards.
お兄さまによろしくね。　Give my love to your brother.

封筒の書き方

kenkem5 — 2008-03-11T14:43:02+09:00

Mr.Harry Potter
1-6-11 Kudan Minami,　　　　　　　　　　　　　　　　　　（切手）
Tiyodaku,Tokyo,
102-8688　Japan

　　　　　　　　　　　　　Mr.Severus Snape
　　　　　　　　　　　　　Sales Manager
　　　　　　　　　　　　　The Hogwarts
　　　　　　　　　　　　　1600 Pennsylvania Avenue
　　　　　　　　　　　　　Washington D.C.
　　　　　　　　　　　　　20500 U.S.A.

封筒の書き方
ビジネスレターの場合は、表に、差出人の氏名・住所と受取人の氏名・住所を書きます。個人的な手紙の場合は、表に受取人の氏名・住所を書き、裏に差出人の氏名・住所を書いてもよいでしょう。